PROCEDIMIENTOS PARA TRAMITACIONES DE GASTOS DE LA DIRECCION DE SERVICIOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS DE LA FACULTAD DE INGENIERIA-UNLP

1) EN GENERAL:

El presente instructivo tiene como misión detallar en forma concisa los procedimientos para los diferentes trámites que hacen al funcionamiento del Área Económica/Financiera de la Facultad. Dicha reseña se basa en su totalidad en las normas y legislación contable vigente a la fecha en el ámbito de la Universidad Nacional de La Plata y aplicable a los sistemas de Compras, Contabilidad y Tesorería (SIU-Diaguita - SIU-Pilagá).

En general deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos fundamentales al inicio de una tramitación:

• En todos los casos los expedientes deberán comenzar con la "solicitud de bienes y servicios" generada por el sistema de compras SIU-Diaguita, con la firma de la autoridad competente, adjuntando un justiprecio o valor aproximado.
•  Las tramitaciones serán caratuladas por Mesa de Entradas, rechazándose aquellas que no hayan sido iniciadas a través de dicha oficina.
• No se aceptaran en ningún caso facturas sueltas sin expedientes que la respalde.
• Los reintegros de gastos deberán interpretarse que son trámites por excepción, sin recurrir a los mismos como una operatoria sistemática.
• Las compras menores a PESOS TRES MIL ($ 3.000,00) podrán realizarse por caja chica, las cuales serán solicitadas mediante su correspondiente formulario y de acuerdo al procedimiento detallado en particular para cajas chicas (ver ítem 2.3), siempre que el solicitante cuente con la disponibilidad de recursos necesarios.
• En cualquier caso de compra o contratación, al momento de llegar el expte. a la D.S.E. y Financieros, se procederá como primera instancia a verificar si la/s firma/s emisoras del/los presupuestos cumplen con las exigencias de la AFIP. En caso que no lo hagan, se deberá pedir presupuesto a otro proveedor que si cumpla con los requisitos.
• Es necesario observar y mantener la correspondencia y correlatividad de la fecha con la documentación que respalda cada etapa. Es decir, primero la solicitud, segundo el presupuesto, tercero la emisión de la orden de compra (si correspondiese emitirse) y por último la factura y/o recibo.
• Todos los trámites de compra deberán contar con su correspondiente remito que indique la efectiva entrega de la mercadería. Para el caso de compras con pago anticipado, se deberá hacer referencia sobre dicho caso, mencionando que la mercadería será entregada con posterioridad.
• Las facturas comerciales deben reunir los siguientes requisitos para todo tipo gasto:

a) Ser de tipo "B" - electrónicas salvo las excepciones previstas - ó "C" (NO "A"), estar a nombre de "Facultad de Ingeniería UNLP", consignar domicilio: Calle 1 esquina 47 - La Plata, IVA Exento - CUIT Nº 30-54666670-7. Deberán incluir CAI o CAE válidos. En caso que la compra se realice por caja chica deberá constar que la  condición de venta es de contado, conteniendo el sello de pagado o acompañada del recibo oficial. La factura deberá mantener perfectas condiciones de lectura.
b) En caso de compras afectadas a la fuente de financiamiento Tesoro Nacional que requiera pedido de fondos y emisión de orden de pago, la factura deberá contener los mismos requisitos salvo la condición de contado o pagado que NO deberá  constar en la misma.
c) Las tachaduras o enmiendas que contenga una factura deben ser salvadas con una leyenda que valide la corrección, con firma, aclaración y DNI del proveedor, con la misma lapicera que se conformó. Si está hecha por computadora y se le hacen correcciones con lapicera también tienen que ser validadas con firma, aclaración y DNI del proveedor. Se recomienda revisar los precios totales de cada rubro (cantidad por unitario). La suma debe estar en números y letras.

d) Las facturas deberán estar conformadas (firma y sello o aclaración) por la persona responsable de la compra.

• En caso de presentación de tickets, los mismos deberán ser fiscales, acompañados de remito con el detalle de la compra y los datos detallados precedentemente.
•  Los montos para todo tipo de gastos solo se podrán solicitar en PESOS ARGENTINOS y no en moneda extranjera.
• Para todo tipo de trámite que quiera ser depositado en cuenta deberá adjuntarse una nota con los siguientes datos: CBU, nombre del Banco, Nombre del Titular y CUIL/CUIT.

2)  EN PARTICULAR:

2.1 - COMPRAS

Las distintas áreas de la Facultad que presenten solicitudes de compras de bienes y/o servicios deberán acompañar con un justiprecio o precio de referencia, presentando la nota a través de Mesa de Entradas para la formación de expediente,  con la debida antelación y cumpliendo con los siguientes requisitos:

a) Indicar las cantidades y características de los bienes o servicios.

b) Justificar la necesidad de dicho requerimiento.

c) En caso de no existir más de una firma proveedora de los bienes a adquirir, se deberá especificar esta circunstancia mediante una aclaración pertinente, adjuntando la documentación respaldatoria (por ejemplo: certificado de exclusividad emitido y firmado por el representante de la firma).

d) Salvo casos especiales originados en razones científicas, técnicas o de probada conveniencia para lograr un mejor resultado de la contratación, no podrá pedirse marca determinada. En los casos en que no se acrediten estas situaciones especiales e igualmente se mencionara una marca en particular en los pliegos, será al solo efecto de señalar características generales del objeto pedido, sin que ello implique que no podrán proponerse artículos similares de otras marcas.

e) Determinar la Fuente de Financiamiento en la que se afectará el gasto.

f)  Firma de la autoridad competente.

El justiprecio o precio de referencia deberá acompañar la nota de solicitud, pudiendo ser extraído de internet o ser enviado por una firma proveedora del rubro a través del uso de correo electrónico.

Luego de recepcionado el trámite de compra y/o contratación se procederá en forma inmediata a la imputación preventiva del gasto, de acuerdo al justiprecio o valor de referencia.

El trámite continuara con los pasos siguientes a través de la D.S.E. y Financieros, hasta la recepción de los bienes, momento en el cual deberá actuar personal idóneo que entienda sobre lo recibido.

2.1.1 - PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

A) Trámite Simplificado: Comprenderá los montos desde Pesos UNO ($1,00) hasta Pesos SETENTA Y CINCO MIL ($ 75.000,00). Para efectuar un trámite simplificado se deberá contar con una nota de elevación al Sr. Decano, Solicitud de Bienes y Servicios confeccionada en el Sistema SIU Diaguita y justiprecio o presupuesto actualizado.

Los proveedores que se sugieran para un trámite simplificado deberán estar Inscriptos en el SIPRO (Sistema de Información de Proveedores), Poseer Certificado Fiscal para Contratar vigente o Libre Deuda Previsional y Constancia de Inscripción a la AFIP actualizada. Aquellos proveedores que no cumplan con los requisitos antes mencionados no podrán contratar con el Estado Nacional de acuerdo a la Normativa vigente Decreto P.EJ Nº 893/12 y Resol. UNLP Nº 734/16.

B) Contratación Directa: Se denomina Contratación Directa a las compras o contrataciones que fueran superior a la suma de Pesos SETENTA Y CINCO MIL UNO ($ 75.001,00) e inferior a la suma de Pesos UN MILLON TRESCIENTOS MIL ($ 1.300.000,00). La modalidad de ejecución de las contrataciones directas es idéntica a la de un trámite simplificado, complementándola con las publicaciones correspondientes (Sitio Web de la Oficina Nacional de Contrataciones, Boletín Oficial, Diarios, etc.).

C) Licitaciones Privadas: Se efectuarán Licitaciones Privadas cuando la compra o contratación supere la suma de Pesos UN MILLON TRESCIENTOS MIL UNO ($ 1.300.001,00) e inferior a la suma de Pesos SEIS MILLONES ($ 6.000.000,00). Para efectuar una Licitación Privada deberá dirigirse en primera instancia a la Dirección de Servicios Económicos y Financieros.

D) Licitaciones Públicas: Se efectuarán Licitaciones Públicas cuando la compra o contratación supere la suma de Pesos SEIS MILLONES UNO ($ 6.000.001,00). Para efectuar una Licitación Pública deberá dirigirse en primera instancia a la Dirección de Servicios Económicos y Financieros.

2.2 - CONTRATOS: 

a) Las distintas áreas que realicen contrataciones (Departamentos y Laboratorios) deberán solicitar en la Contaduría el número del formulario de "solicitud de contratación" (La fecha del formulario debe ser la del día de la petición).

b) Las hojas rubricadas para imprimir los contratos - por triplicado - se retiran en la Contaduría de la Facultad.

c) Las hoja rubricadas inutilizadas por error en la confección de contratos serán devueltas en todos los casos a la Contaduría, solicitando en su reemplazo un juego de nuevas hojas.

d) El trámite se iniciará presentando en Mesa de Entradas lo siguiente:

- Formulario de "solicitud de contratación".

- Fotocopia del DNI del agente contratado.

- Constancia de inscripción de la AFIP por cada contratado.

- Nota de elevación firmada por la autoridad competente indicando la fuente de financiamiento para afectar el gasto.

e) Los contratos firmado por el agente contratado deberán ser entregado a la Contaduría para ser agregados al expediente.

Al momento del pago se deberá presentar en la Tesorería de Facultad la Prestación de Servicio que acredite que el agente realizó la tarea encomendada durante el mes del contrato, además de la factura correspondiente.

Formulario de Solicitud de Contrataciones >>

2.3 - CAJAS CHICAS 

• El régimen de Caja Chica está reglamentado para los organismos de la Administración Central por el Decreto Nº 1344/2007 - Artículo 81, el cual fue modificado por el art. 80 de la Ley N° 26.546 B.O. 27/11/2009.
• El monto de solicitud de una Caja Chica para las Dependencias que poseen recursos propios será de hasta PESOS TREINTA MIL ($ 30.000,00).

• El sistema acepta una caja chica por Subdependencia (Dpto-Lab.).
• Verificar los saldos del Área, antes de solicitar la caja Chica en la Contaduría.
• La solicitud se realiza presentando en la Oficina de Mesa de Entradas el formulario tipo de Caja Chica (FORMULARIO Nº 01) que debe contener Tipo y Nº de Documento del Responsable de la Caja Chica y estar autorizado por el Jefe del Departamento o por funcionarios de jerarquía similar.
• Es renovable automáticamente, es decir, que cada vez que se presenten comprobantes de gastos se emitirá un cheque por la suma de los mismos. (Reintegro de Gastos)

2.3.1 - REINTEGRO DE GASTOS POR CAJA CHICA 

• El reintegro se realizará como máximo hasta dos (2) veces por mes. Será presentado a través de la Mesa de Entradas con los comprobantes conformados con firma y sello del responsable y conteniendo el sello o inscripción de PAGADO, acompañados con una Planilla resumen en formato Excel (FORMULARIO Nº 02), con el detalle de los gastos por inciso (según nomenclador del Decreto Nacional 866/92) y nota de elevación (FORMULARIO Nº 03).
• Cada pago individual (Importe por factura o documento equivalente) que se rinda no debe exceder la suma de PESOS TRES MIL ($ 3.000,00).
•  No se aceptaran comprobantes con fecha anterior a la fecha de la Resolución emitida para la apertura de la caja chica.
• Los gastos de provisión de combustible y lubricantes para los vehículos oficiales y/o particulares al servicio de la Facultad, deberán ser contratados con YPF S.A., según se estipula en el Decreto 1189/12 del Sector Público Nacional. Se deberá agregar en el reverso de la factura los datos del vehículo (dominio y propietario). En caso de tratarse de un vehículo oficial se adjuntará copia de la célula verde; si se tratase de un vehículo particular se deberá contar con la autorización del Señor Decano para su uso al servicio de la Facultad.

2.3.2 - CIERRE DE CAJA CHICA

• Cuando se cierra una Caja Chica -"Última Caja Chica" - deberán presentarse los comprobantes en la Contaduría con planilla resumen (FORMULARIO Nº 02) por el monto solicitado originalmente, en caso de rendir por un monto menor se tendrá que devolver la diferencia en efectivo en la Tesorería (FORMULARIO Nº 4).
• La fecha de cierre de las Cajas Chicas será el día 15 de Noviembre del año en curso o el primer día hábil posterior al 15, en caso que este resultara no hábil o feriado. Dicha fecha no podrá prorrogarse en virtud que para poder realizar el cierre de ejercicio contable, indefectiblemente se deberá proceder al cierre de todas las cajas chicas. La no presentación en forma documentada en tiempo y forma implicara por parte del responsable la devolución en efectivo por el valor de la caja chica solicitada.
• Cada Departamento y Laboratorio debe contar con una copia del nomenclador por objeto de gasto.

2.4 - TRAMITES DE EXCEPCION-REINTEGROS

El reintegro, es un trámite solo para situaciones excepcionales,  en este caso siempre dicho trámite estará sujeto a la aprobación del Señor Decano mediante acto resolutivo.

Para su sustanciación se deberá proceder de la siguiente forma:

• Presentar en Mesa de Entradas nota especificando el fundamento, motivo, nombre y nº de documento de quien realizó el gasto por compra de bienes y/o servicios a reintegrar, adjuntando el comprobante que originó la operación (con sello o inscripción de PAGADO). El comprobante deberá estar conformado por el responsable del gasto.
• Todo gasto que estuviese sujeto a reintegro, debe ser autorizado por el Señor Decano mediante la emisión de Resolución, por lo que los tiempos administrativos de la convalidación del trámite no serán responsabilidad de esta administración.
• Si el comprobante esta en moneda extranjera, se tomara la cotización al mismo día de la fecha de la factura. (B.N.A. o B.C.R.A. según corresponda)

IMPORTANTE:

En el momento de presentar el comprobante, la D.S.E. y Financieros procederá a verificar la situación fiscal del contribuyente. En caso de no estar en condiciones ante la AFIP se rechazara el reintegro.

2.5 - PRESENCIA INSTITUCIONAL Y VIAJES DE CAMPAÑA

• Los gastos que se imputan a Presencia Institucional son viáticos, pasajes e inscripciones a congresos y para Viajes de Campaña, pasajes y/o alquiler de transporte y alojamiento.
• Otro tipo de modalidad será la solicitud de "apoyo económico para gastos de viajes y estadías en el marco del Programa de Presencia Institucional", indicando el monto que se otorgará dentro de este concepto.
• El trámite se inicia mediante la presentación de nota  de solicitud al Señor Decano, formando expediente en Mesa de Entradas con una antelación mínima de 30 días a la realización del viaje.
• La fecha límite de presentación de trámites para presencia institucional será el primer día hábil del mes de Noviembre.
• Se sugiere agregar para sustanciar el trámite la documentación inherente al evento (Congreso, Jornada, Reunión, etc).
• Para los casos de inscripciones, si el docente procedió de modo propio a efectuar el pago con sus propios recursos por tratarse de un caso de urgencia, se realizará un trámite de reintegro bajo las pautas establecidas para dicha modalidad (Item 2.4) . En caso que la solicitud de pago de la inscripción no fuese por reintegro ya que ha sido realizado con la debida antelación, se seguirán las pautas descriptas para trámites en general. En cualquiera de los casos se sugiere realizar la consulta previa en Contaduría de Facultad.
• Los viajes de campaña se tramitaran desde su inicio ante la Dirección de Bienestar Estudiantil. No obstante las facturas de gastos que formen parte del expediente deberán adecuarse a las disposiciones detalladas para la tramitación de gastos en general.

2.5.1 - VIATICOS:

El régimen de viáticos para viajes en el país está reglamentado por el Decreto 767/2016 - sujeto a cambios cada año - (modificatorio del Dcto. 911/06) y para viajes al exterior Dcto.761/10 (modificatorio del Dcto. 280/95).

• El viático comprende gastos de hospedaje y comida para distancias mayores de 50 km de su asiento habitual o que, aún cuando esté ubicado a una distancia menor, obligue al agente a pernoctar en el sitio de su actuación provisional, por exigirlo así el cumplimiento de la misma, o falta de medios apropiados de movilidad.
• El Decreto 911/06, art. 4, establece en parte de sus incisos lo transcripto a continuación:

      "... El otorgamiento del viático se ajustará a las siguientes normas:

 a) En la oportunidad de autorizarse la realización de comisiones, deberá dejarse establecido, además de las correspondientes motivaciones, el medio de movilidad a utilizarse para su cumplimiento, ponderándose en la emergencia los factores que conduzcan al más bajo costo;

 b) Comenzará  a devengarse desde el día en que el agente sale de su asiento habitual para desempeñar la comisión de servicio, hasta el día que regresa de ella, ambos inclusive;

 c) Se liquidará viático completo por el día de salida y el de regreso, siempre que la comisión de servicio que lo origine tenga comienzo antes de las doce (12) horas del día de la partida y finalice después de la misma hora del día de regreso;

 d) Corresponderá el cincuenta por ciento (50%) del viático, al personal que en el desempeño de comisiones especiales permanezca alojado a más de cincuenta (50) kilómetros de su asiento habitual, por la mañana y por la tarde, sin regresar al mediodía;..."

• Para solicitar viáticos se presentará nota con el siguiente detalle:

a) El motivo de la comisión de servicios.

b) Nombre y Nº de documento (agregar copia).

c) Destino.

d) Fechas y horarios de salida y regreso a su asiento habitual, indicando la cantidad de días que corresponde.

e) Si se requiere que el monto a cobrar sea transferido a una cuenta bancaria del interesado, deberá indicarse nombre, CUIT/CUIL y CBU

f) Agregar antecedentes. (Aceptación de trabajos presentados, Información impresa del Congreso, Reunión, etc.)

Los viáticos no podrán limitarse en cantidad de días o montos, debiendo tramitarse el pago desde la hora de salida hasta la hora de regreso de la comisión.

• Una vez finalizado el viaje el interesado tendrá cinco (5) días hábiles de la fecha de llegada para presentar la rendición (Certificado de Asistencia y/o firma de la Declaración Jurada de Rendición de Viáticos al Exterior.) De no cumplir será intimado para que regularice su situación dentro de los diez (10) días, caso contrario el monto no reintegrado será deducido de sus haberes correspondientes al mes siguiente de su incumplimiento, sin perjuicio de las sanciones pertinentes. (Art. 7 del decreto 280/95)

2.5.2 - VIATICOS PARA DOCENTES VISITANTES:

• En caso de tramitarse pago de viáticos para docentes que visitan la Facultad de Ingeniería, ya sea en el marco de cursos de Post-Grado, tesis doctorales, concursos docentes, etc, se abonarán viáticos correspondientes a los valores establecidos por escala para la Región Metropolitana y Provincia de Buenos Aires, según la cantidad de días que demande la visita. Por lo tanto, se deberá establecer claramente los días y horarios de salida desde el lugar de origen como también la llegada a destino.
• Del mismo modo se podrá tramitar los gastos inherentes al traslado, cualquiera sea su modalidad: Vehículo particular, ómnibus o aéreo. Para el caso de uso de un vehículo particular se adjuntará una copia de la célula verde del titular, agregando además los comprobantes de provisión de combustible y tickets de peajes. Si los pasajes hubiesen sido adquiridos por el visitante, se procederá a realizar un trámite de reintegro de gastos. En este último caso será necesario adjuntar al trámite los datos bancarios necesarios para realizar la transferencia (CBU-Nº de cuenta del titular).
• En todos los casos se iniciará expediente por la Oficina de Mesa de Entradas, con nota de solicitud del funcionario competente, detallando claramente que conceptos se deberán abonar (Viáticos, movilidad, pasajes, etc) siendo muy importante establecer como se indicó en forma precedente los días y horarios de salida desde el lugar de origen y la llegada a destino. Es conveniente además agregar documentación respaldatoria al trámite.

2.5.3 - GASTOS DE MOVILIDAD-PASAJES

• Al personal que cumpla comisión de servicio fuera de su asiento habitual utilizando automotor particular de su propiedad no afectado al servicio oficial, sólo se le abonará en concepto de gastos de movilidad el importe del pasaje de ida y vuelta, con o sin cama según sea la duración del viaje entre los puntos que abarque la comisión encomendada, por el medio de transporte más económico que hubiere.
• Otra modalidad es el reintegro de los gastos del traslado para lo cual corresponde presentar los comprobantes de gastos de combustible y peajes.
• En cualquiera de los casos de uso de un vehículo particular, se deberá tramitar la autorización del Señor Decano, adjuntando además una copia de la tarjeta verde del automóvil.
• Los gastos de pasajes de transporte terrestres que hayan sido adquiridos en forma personal y con recursos del agente que realiza la movilidad, serán ejecutados como tramites de reintegro por excepción.
• Los gastos de pasajes aéreos serán instrumentados por el Decreto del poder Ejecutivo Nacional Nº 1191/12. ( compra a través de Aerolíneas Argentinas) - en caso de aclaratoria remitirse al Dpto. de Compras de la Facultad -

Esta información está basada en la reglamentación de la UNLP y normativa de la Administración Publica Nacional.

 DIRECCION DE SERVICIOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS, MAYO DE 2017